W systemie ODPN można wyróżnić kilka etapów w każdym okresie rozliczeniowym. Aktualny etap ma wpływ na dostępność m.in. do opcji "Dane dzieci/uczniów/słuchaczy","Statusy uczniów", "Frekwencja za poprzedni miesiąc". Wyjątek stanowi opcja "Rozliczenie dotacji", której dostępność jest zależna tylko i wyłącznie od konfiguracji, którą zarządza JST. Status w danym okresie rozliczeniowym nie wpływa na działanie opcji. Szczegółowe informacje dotyczące wspomnianej opcji znajdują się w rozdziale "Rozliczenie dotacji.
Na poniższym obrazku przykładowo :
został oznaczony aktywny status w systemie
został oznaczony aktywny miesiąc systemowy
został oznaczony aktywny rok systemowy
Okresem rozliczeniowym w systemie ODPN zarządza JST.
Status : Okres rozliczeniowy nie został jeszcze otwarty
Status ten oznacza, że w systemie nastąpiło przejście do kolejnego okresu rozliczeniowego, jednak możliwość wprowadzania danych do systemu jeszcze nie została udostępniona przez JST.
Status : Trwa wprowadzanie danych do systemu.
Status ten oznacza możliwość wprowadzenia danych do systemu.
1.Definiowanie oddziałów placówki.
Przed dodaniem dzieci/uczniów/wychowankiem/słuchaczy, należy zdefiniować oddziały. Umożliwia to menu "Oddziały", szczegółowy opis dotyczący funkcjonalności znajduje się w rozdziale "Oddziały".
2.Wprowadzenie frekwencji uczniów (przycisk niedostępny podczas pierwszego wprowadzania danych do systemu)
Możliwość wprowadzenia frekwencji jest dostępna w momencie gdy w systemie widnieją dane za poprzedni miesiąc. Opcja ta nie dotyczy placówek typu realizujących obowiązek szkolny lub nauki. Szczegóły znajdują się w rozdziale "Frekwencja".
|
W przypadku nie wykazania ucznia/słuchacza, który w poprzednim okresie rozliczeniowym uzyskał frekwencję istnieje możliwość dodania go w obecnie rozliczanym miesiącu w opcji "Frekwencja za poprzedni miesiąc" - osoba taka automatycznie ma zaznaczoną frekwencję powyżej 50% bez możliwości edycji. Opcja ta jest dostępna tylko i wyłącznie dla placówek nie realizujących obowiązku i jest zależna od konfiguracji systemu. |
3.Wprowadzenie danych o uczniach do systemu.
Aby wprowadzić dzieci/uczniów/wychowanków/słuchaczy do systemu ODPN, należy:
•wejść do menu "Dane dzieci/uczniów/słuchaczy"
•następnie nacisnąć przycisk "Dodaj"
•w oknie "Lista dzieci/uczniów/słuchaczy/wychowanków miesiącu" nacisnąć przycisk "Dodaj" (jeżeli dane są po raz pierwszy wprowadzane do systemu) lub "Kopiuj z poprzedniego miesiąca". W przypadku kopiowania należy zweryfikować aktualność listy i ewentualnie dodać brakujące dane lub usunąć te, które już nie są zgodne ze stanem faktycznym (na przykład usunąć ucznia, który nie uczęszcza już do placówki)
4.Wprowadzenie statusu ucznia (opcja dostępna tylko w miesiącach wakacyjnych - lipiec, sierpień)
W miesiącach wakacyjnych (lipiec sierpień) dostępna jest dodatkowa opcja, umożliwiająca uzupełnienie statusu ucznia - szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w rozdziale "Statusy uczniów".
5.Wprowadzenie informacji o wagach, niepełnosprawnościach dzieci/uczniów/wychowanków placówki.
W zależności od konfiguracji systemu informację o niepełnosprawnościach można wprowadzić w:
•opcji "Orzeczenia i opinie" - szczegółowy opis znajduje się w rozdziale"Orzeczenia i opinie".
•opcji "Wybór dzieci/uczniów wg wag" znajdującej się w menu "Dane dzieci/uczniów/słuchaczy" - szczegółowy opis znajduje się w podrozdziale "Zaznacz wagi".
6.Wprowadzenie rozliczenia dotacji.
W zależności od konfiguracji rozliczenia dotacji (którą zarządza JST) w systemie ODPN istnieje możliwość wprowadzenia rozliczenia z otrzymanych dotacji oraz wygenerowania wydruków/raportów na podstawie wprowadzonych danych. Szczegóły znajdują się w rozdziale "Rozliczenie dotacji".
7.Generowanie wydruków na podstawie wprowadzonych danych do systemu.
Istnieją w systemie 4 miejsca, w których jest możliwość wygenerowania wydruków na postawie wprowadzonych danych, poprzez menu:
•"Rozliczenie dotacji" - możliwość wygenerowania wydruków nie jest zależna od aktualnego statusu w systemie
•"Dane dzieci/uczniów/słuchaczy"- możliwość wygenerowania wydruków jest w czasie aktywności statusu "Trwa wprowadzanie danych przez szkoły"
•"Frekwencja" - możliwość wygenerowania wydruku dotyczącego wprowadzonej frekwencji (wraz z informacją o zawodzie, jeżeli jest zaznaczony) w czasie aktywności statusu "Trwa wprowadzanie danych przez szkoły"
•"Raporty" - możliwość wygenerowania wydruków nie jest zależna od aktywnego statusu w systemie
Status : Zamknięte wprowadzanie danych dla szkół
Status ten oznaczana brak możliwości edycji danych dzieci/uczniów/wychowanków/słuchaczy w systemie ODPN. W przypadku nie wprowadzenia zmian/danych dzieci/uczniów/wychowanków/słuchaczy lub nie zaktualizowania danych, należy skontaktować się z JST z prośbą o otwarcie systemu.
Istnieje jedynie możliwość wprowadzenia rozliczenia dotacji, wygenerowania wydruków. Opcja umożliwiająca wprowadzenie rozliczenia z otrzymanych dotacji jest jedynie zależna od konfiguracji rozliczenia dotacji (którą zarządza JST) w systemie ODPN
Status : Wykonano obliczanie dotacji
Status ten oznacza, że w systemie wykonano obliczenia oraz brak możliwości edycji danych dzieci/uczniów/wychowanków/słuchaczy w systemie ODPN. W przypadku nie wprowadzenia zmian/danych dzieci/uczniów/wychowanków/słuchaczy lub nie zaktualizowania danych, należy skontaktować się z JST aby została podjęta decyzja w jaki sposób dane zostaną poprawione.
•JST może ponownie włączyć placówce dostęp do systemu, aby mogła wprowadzić dane, a następnie zostaną ponownie wykonane obliczenia - pomimo wyświetlanego statusu system zezwoli na wejście w opcję "Dane o uczniach" (zalecane)
•JST może wykonać korektę za dany miesiąc, która zostanie uwzględniona w obecnym lub przyszłym miesiącu
Status : Okres rozliczeniowy został zamknięty
Status ten oznacza brak jakichkolwiek możliwości wprowadzenia zmian w systemie. W przypadku zauważenia nieprawidłowości we wprowadzonych danych, należy skontaktować się z JST.