W systemie istnieje możliwość wykonania importu dzieci z pliku *.sou lub *.xls do "Księgi uczniów". Proces importowania danych można podzielić na trzy części:
3.Import danych do "Księgi uczniów"
Pierwszym krokiem do poprawnego wykonania importu jest wczytanie pliku, w tym celu należy:
1.wejść do menu "Księga uczniów" 
2.w sekcji "Raporty i narzędzia" kliknąć przycisk "Importy" 
3.wybrać z listy "Import danych SOU" 
4.wykonać jedną z czynności - szczegóły zawierają odpowiednie podrozdziały:
•Wczytać plik SOU
•lub Wczytać plik XLS
Wczytanie pliku SOU
Aby wczytać plik w formacie *.sou, należy:
1.w panelu importu kliknąć przycisk "Wczytaj plik SOU" 
2.wyświetlone okno 
uzupełnić według poniższej tabeli:
Pole |
Opis |
Plik |
Kliknąć przycisk |
Rok szkolny |
Rok szkolny, do którego uczniowie będą importowani - zazwyczaj jest to aktualny rok szkolny. |
Data |
Dokładna data na kiedy uczniowie będą importowani (musi zgadzać się z rokiem szkolnym). Zazwyczaj, jest to data rozpoczęcia nauki w aktualnym roku szkolnym (np. 1 września). |
Traktuj adres 'stały' jako |
Należy wybrać z listy. |
Traktuj adres 'tymczasowy' jako |
, następnie wybrać lokalnie zapisany plik SOU zawierający informacje o uczniach.3.kliknąć przycisk "Pobierz i wczytaj plik" 
Po wykonaniu tej czynności plik zostanie wczytany do systemu, a efektem wykonania operacji będzie pojawienie się nowego rekordu w liście importów.
Wpis zawiera informacje na temat wykonywanego importu tj. rodzaj importu,daty wczytania i importu, nazwę pliku, wybrany rok szkolny oraz datę na kiedy dane będą importowane, kolumnę informacyjną zawierającą liczbowe dane uczniów , kolumnę akcji (edycja/import, konfiguracja, usuwanie) .
Wczytanie pliku XLS
Aby wczytać plik w formacie *.xls, należy:
1.w panelu importu kliknąć przycisk "Wczytaj plik XLS" 
2.wyświetlone okno 
uzupełnić według poniższej tabeli:
Pole |
Opis |
Plik |
Kliknąć przycisk |
Rok szkolny |
Rok szkolny, do którego uczniowie będą importowani - zazwyczaj jest to aktualny rok szkolny. |
Data |
Dokładna data na kiedy uczniowie będą importowani (musi zgadzać się z rokiem szkolnym). Zazwyczaj, jest to data rozpoczęcia nauki w aktualnym roku szkolnym (np. 1 września). |
Traktuj adres 'stały' jako |
Należy wybrać z listy. |
Traktuj adres 'tymczasowy' jako |
, który po uzupełnieniu danymi uczniów może zostać zaimportowany. Kolumny, które zostały oznaczone kolorem czerwonym w szablonie są wymagane, aby import był możliwy. 3.kliknąć przycisk "Pobierz i wczytaj plik" 
Po wykonaniu tej czynności plik zostanie wczytany do systemu, a efektem wykonania operacji będzie pojawienie się nowego rekordu w liście importów.
Wpis zawiera informacje na temat wykonywanego importu tj. rodzaj importu, daty wczytania i importu, nazwę pliku, wybrany rok szkolny oraz datę na kiedy dane będą importowane, kolumnę informacyjną zawierającą liczbowe dane dotyczące uczniów , kolumnę akcji (edycja/import, konfiguracja, usuwanie) .
Przed importem danych do "Księgi uczniów" należy zweryfikować ich poprawność i uzupełnić braki. System OSON sprawdza m.in. poprawność takich danych jak:
•numer PESEL - sprawdza poprawność nr PESEL i jego zgodność z datą urodzenia i płcią
•adres - w systemie jest wymagane wprowadzenie co najmniej jednego adresu (zameldowania, zamieszkania lub tymczasowego). Ponadto dla spójności danych w systemie jest wykorzystywany słownik TERYT, na podstawie którego są wprowadzane dane adresowe. System nie pozwala na import danych, gdy nie potrafi rozpoznać wprowadzonego adresu.
Sprawdzanie poprawności
Aby sprawdzić poprawność danych w zaimportowanym pliku, należy:
1.kliknąć ikonę 
("Import danych i edycja danych uczniów")
2.w nowym oknie kliknąć przycisk "Sprawdź poprawność" 
Po wykonaniu tej operacji w kolumnie "Informacje" mogą pojawić się komunikaty:
- jest to błąd (lub brakujące dane), które uniemożliwiają wykonanie importu. Aby dziecko pojawiło się w "Księdze uczniów" konieczne jest poprawienie lub uzupełnienie tych danych.
- jest to błąd (lub brakujące dane), które nie uniemożliwiają wykonania importu. Komunikat ma charakter wyłącznie informacyjny i pomimo, że te dane nie zostaną poprawione to będzie możliwe wykonanie importu do "Księgi uczniów".
- jest to informacja, że dziecko jest już w systemie i jego dane różnią się od tych, które znajdują się w pliku *.sou. Dane w systemie zostaną zaktualizowane na podstawie przesłanego pliku.
|
Aby ograniczyć listę dzieci, tylko do tych, którym koniecznie trzeba poprawić dane aby możliwe było wykonanie importu, należy odznaczyć pole wyboru "Pokaż błędy informacyjne" |
Poprawianie i uzupełnianie danych
Aby uzupełnić wymagane dane uczniów należy:
1.kliknąć ikonę "Import danych i edycja danych uczniów" w odpowiednim wierszu w liście importów
2.kliknąć ikonę 
obok dziecka przy którym widoczna jest ikona
3.w nowym oknie należy uzupełnić (lub poprawić) wymagane dane
|
Przykład 1: Ponieważ system korzysta ze słownika TERYT niektóre miejscowości lub ulice mogą zostać przez niego nierozpoznane. Jeżeli system nie rozpoznał np. ul. Łokietka w adresie zamieszkania, należy w oknie edycji dziecka przejść do zakładki "Adres zamieszkania" a następnie w polu "ulica" usunąć błędnie wprowadzoną nazwę ulicy i wybrać poprawną z listy, w tym przykładzie ul. Władysława Łokietka. |
|
Przykład 2: Innym przypadkiem gdy system nie potrafi rozpoznać adresu jest gdy jest wiele miejscowości o danej nazwie (np. Mała Wieś) i w pliku nie ma dokładniejszych informacji, o którą dokładnie chodzi (gmina, powiat, województwo). W takim przypadku również należy w oknie edycji dziecka przejść do zakładki "Adres zamieszkania" a następnie w polu "miejscowość" wpisać co najmniej 3 pierwsze litery nazwy miejscowości a następnie wybrać poprawną z listy, w tym przykładzie "Mała Wieś, gm. Mrozy, pow. miński, woj. MAZOWIECKIE". |
|
Można również uzupełnić dane oznaczone ikoną |
Import danych do "Księgi uczniów"
Po poprawieniu wszystkich błędów można dokonać zaimportowania do "Księgi uczniów" dzieci zakwalifikowanych do importu . W tym celu należy kliknąć przycisk "Wykonaj import danych" 
.
Zostanie wykonana procedura importu. Po jej zakończeniu lista uczniów zostanie odświeżona oraz dodana zostanie informacja o statusie importu:
•Zaimportowany - uczeń pojawi się w "Księdze uczniów".
•Niezaimportowany - dane ucznia posiadają błędy, które uniemożliwiają import. Aby uczeń pojawił się w "Księdze uczniów" należy poprawić jego dane za pomocą ikony , a następnie ponownie wykonać import.
•Dane ucznia przetworzone - uczeń znajdował się już w systemie i jego dane zostaną zaktualizowane na podstawie przesłanego pliku
|
Więcej na temat opcji "Import danych SOU" znajduje się również w głównych materiałach pomocy w rozdziale "Import danych SOU". |
