Import danych SOU

W systemie istnieje możliwość wykonania importu dzieci z pliku w formacie *.sou lub *.xls do "Księgi uczniów". Opcja "Import danych SOU" zawiera również historię wykonanych importów (również tych wykonywanych automatycznie np. z systemu NABO). Aby przejść do opcji, należy:

Pierwszym krokiem do poprawnego wykonania importu jest wczytanie pliku. W tym celu należy wykonać jedną z czynności:

Pole	Opis
Plik	Kliknąć przycisk , następnie wybrać lokalnie zapisany plik SOU zawierający informacje o uczniach.
Rok szkolny	Rok szkolny, do którego uczniowie będą importowani - zazwyczaj jest to aktualny rok szkolny.
Data	Dokładna data na kiedy uczniowie będą importowani (musi zgadzać się z rokiem szkolnym). Zazwyczaj, jest to data rozpoczęcia nauki w aktualnym roku szkolnym (np. 1 września).
Traktuj adres 'stały' jako	Należy wybrać z listy.
Traktuj adres 'tymczasowy' jako	Należy wybrać z listy.

Po wykonaniu tej czynności plik zostanie wczytany do systemu, a efektem wykonania operacji będzie pojawienie się nowego rekordu w liście importów.

Wpis zawiera informacje na temat wykonywanego importu tj. rodzaj importu, daty wczytania i importu, nazwę pliku, wybrany rok szkolny oraz datę na kiedy dane będą importowane, kolumnę informacyjną zawierającą liczbowe dane dotyczące uczniów , kolumnę akcji (edycja/import, konfiguracja, usuwanie) .

Pole	Opis
Plik	Kliknąć przycisk , następnie wybrać lokalnie zapisany plik *.xls zawierający informacje o uczniach. Importowany plik musi mieć określoną strukturę. Można wcześniej pobrać pusty szablon za pomocą przycisku "Pusty szablon XLS" , który po uzupełnieniu danymi uczniów może zostać zaimportowany. Kolumny, które zostały oznaczone kolorem czerwonym w szablonie są wymagane, aby import był możliwy.
Rok szkolny	Rok szkolny, do którego uczniowie będą importowani - zazwyczaj jest to aktualny rok szkolny.
Data	Dokładna data na kiedy uczniowie będą importowani (musi zgadzać się z rokiem szkolnym). Zazwyczaj, jest to data rozpoczęcia nauki w aktualnym roku szkolnym (np. 1 września).
Traktuj adres 'stały' jako	Należy wybrać z listy.
Traktuj adres 'tymczasowy' jako	Należy wybrać z listy.

Po wykonaniu tej czynności plik zostanie wczytany do systemu, a efektem wykonania operacji będzie pojawienie się nowego rekordu w liście importów.

Przed importem danych do "Księgi uczniów" należy zweryfikować ich poprawność i uzupełnić braki. System OSON sprawdza m.in. poprawność takich danych jak:

•numer PESEL - sprawdza poprawność nr PESEL i jego zgodność z datą urodzenia i płcią

•adres - w systemie jest wymagane wprowadzenie co najmniej jednego adresu (zameldowania, zamieszkania lub tymczasowego). Ponadto dla spójności danych w systemie jest wykorzystywany słownik TERYT, na podstawie którego są wprowadzane dane adresowe. System nie pozwala na wykonanie importu danych, w przypadku gdy wprowadzony adres nie zostanie rozpoznany.

Po wykonaniu tej operacji w kolumnie "Informacje" mogą pojawić się komunikaty:

- jest to błąd (lub brakujące dane), które uniemożliwiają wykonanie importu. Aby dziecko pojawiło się w "Księdze uczniów" konieczne jest poprawienie lub uzupełnienie tych danych.

- jest to błąd (lub brakujące dane), które nie uniemożliwiają wykonania importu. Komunikat ma charakter wyłącznie informacyjny i pomimo, że te dane nie zostaną poprawione, to będzie możliwe wykonanie importu do "Księgi uczniów".

- jest to informacja, że dziecko jest już w systemie i jego dane różnią się od tych, które znajdują się w pliku *.sou. Dane w systemie zostaną zaktualizowane na podstawie przesłanego pliku.

Aby ograniczyć listę dzieci tylko do tych, którym koniecznie trzeba poprawić dane aby możliwe było wykonanie importu, należy odznaczyć pole wyboru "Pokaż błędy informacyjne" .

Aby ograniczyć widoczną listę do dzieci spełniających odpowiednie kryteria, można w sekcji "Wyszukiwanie"

ustawić wybrane filtry:

•Wyszukaj - po wpisaniu nr PESEL lub kilku początkowych liter imienia albo nazwiska i wciśnięciu klawisza ENTER, lista zostanie ograniczona do wyników wyszukiwania (np. dzieci o tym samym nazwisku)

•Rodzaj błędów - można ograniczyć listę do dzieci posiadających w swoich danych odpowiedni rodzaj błędów (np. błędy uniemożliwiające import)

•Status importów - można ograniczyć listę do dzieci posiadających odpowiedni status importu (zaimportowany)

Można ustawić wszystkie filtry jednocześnie lub wybrany. Aby usunąć wprowadzone filtry i zobaczyć pełną listę dzieci, należy w polu "Wyszukaj" usunąć wprowadzony tekst, a w polach "Rodzaj błędów" oraz "Status importu" wybrać "Wszyscy".

Przed wykonaniem importu można uzupełnić oraz poprawić dane dzieci. Konieczne jest poprawienie danych przy których jest widoczna ikona

, w przeciwnym wypadku dzieci nie zostaną zaimportowane do "Księgi uczniów".

1.kliknąć ikonę "Import danych i edycja danych uczniów"

w odpowiednim wierszu w liście importów

3.w nowym oknie uzupełnić (lub poprawić) wymagane dane w poszczególnych zakładkach:

Przykład 1:

Ponieważ system korzysta ze słownika TERYT niektóre miejscowości lub ulice mogą zostać przez niego nierozpoznane. Jeżeli system nie rozpoznał np. ul. Łokietka w adresie zamieszkania, należy w oknie edycji dziecka przejść do zakładki "Adres zamieszkania" a następnie w polu "ulica" usunąć błędnie wprowadzoną nazwę ulicy i wybrać poprawną z listy, w tym przykładzie ul. Władysława Łokietka.

Przykład 2:

Innym przypadkiem gdy system nie potrafi rozpoznać adresu jest gdy jest wiele miejscowości o danej nazwie (np. Mała Wieś) i w pliku nie ma dokładniejszych informacji, o którą dokładnie chodzi (gmina, powiat, województwo). W takim przypadku również należy w oknie edycji dziecka przejść do zakładki "Adres zamieszkania" a następnie w polu "miejscowość" wpisać co najmniej 3 pierwsze litery nazwy miejscowości a następnie wybrać poprawną z listy, w tym przykładzie "Mała Wieś, gm. Mrozy, pow. miński, woj. MAZOWIECKIE".

Jeśli dane ucznia nadal zawierają błędy pojawi się okno informacyjne, w którym zostaną one wyświetlone.

Po poprawieniu wszystkich błędów można dokonać zaimportowania do "Księgi uczniów" dzieci zakwalifikowanych do importu . W tym celu należy kliknąć przycisk "Wykonaj import danych"

Zostanie wykonana procedura importu. Po jej zakończeniu lista uczniów zostanie odświeżona oraz dodana zostanie informacja o statusie importu:

•Niezaimportowany - dane ucznia posiadają błędy, które uniemożliwiają import. Aby uczeń pojawił się w "Księdze uczniów" należy poprawić jego dane za pomocą ikony

, a następnie ponownie wykonać import.

•Dane ucznia przetworzone - uczeń znajdował się już w systemie i jego dane zostaną zaktualizowane na podstawie przesłanego pliku

Na liście importów zostanie również zaktualizowana informacja podsumowująca

operację importu. Jeżeli w pozycji "Niezaimportowanych" pojawi się niezerowa liczba, należy poprawić dane dzieci za pomocą ikony

, a następnie ponownie wykonać import.

Konfiguracja importu umożliwia edycję roku szkolnego oraz daty na kiedy dane zostaną zaimportowane dla każdego z wczytanych plików osobno.

Pole	Opis
Rok szkolny	Należy wybrać z listy rok, do którego mają być zaimportowane dane do "Księgi uczniów".
Data na kiedy dane	Należy wprowadzić datę w formacie RRRR-MM-DD lub przy pomocy kalendarza poprzez kliknięcie przycisku (np. w przypadku importu danych uczniów klas I z systemu naborowego, należy ustawić datę 1 września, ponieważ jest to data od kiedy uczniowie będą uczęszczać do placówki). Wprowadzona data pojawi się w "Historii nauczania" jako data rozpoczęcia nauki w danym oddziale.
Aktualizacja adresów	Jeżeli dziecko było już w systemie, w przypadku wybrania "Tak", jego adres zostanie zaktualizowany na podstawie przesłanego pliku.

Usunięcie danego importu z listy, usuwa wyłącznie plik wraz z wszystkimi informacjami o nim. Nie powoduje to wycofania wykonanego importu do "Księgi uczniów". W przypadku błędnie wykonanego importu, należy usunąć wpisy z "Księgi uczniów".