Ewidencja obowiązku szkolnego

W menu "Ewidencja obowiązku szkolnego" znajduje się lista uczniów zameldowanych (lub zamieszkałych - w zależności od konfiguracji danego miasta) w obwodzie placówki. Są tutaj zarówno osoby:

•uczęszczające do placówki jako do swojej placówki obwodowej (przenoszeni automatycznie z "Księgi uczniów")

•z obwodu placówki uczęszczające do innych placówek na terenie JST (w przypadku placówek znajdujących się w OSON dane są przenoszone z "Ksiąg uczniów", w przypadku placówek prowadzonych przez inny organ niż JST, dane mogą zostać uzupełnione na podstawie systemu ODPN )

•uczęszczające do innych palcówek poza JST

•uczęszczające do placówek za granicą

•niespełniające obowiązku nauki lub szkolnego

Lista dzieci może zostać uaktualniana ręcznie, jednak podstawowym zadaniem systemu OSON - Sekretariat działającego ON-LINE jest zautomatyzowanie tego procesu. Lista dzieci jest modyfikowana pod wpływem zdarzeń w innych kartotekach, m.in.:

•zmiana adresu przez placówkę, do której dziecko uczęszcza

•zmiana adresu powstała na skutek importu danych z ewidencji ludności

•zmiany w definicjach obwodów szkolnych placówek

Dla dzieci, które należą do obwodu placówki, a uczęszczają do placówek spoza JST, należy uzupełnić dane o placówce, poziomie nauczania oraz rodzaju spełnianego obowiązku wg klasyfikacji SIO.

System OSON - Sekretariat współpracuje również z modułem ODPN (Obsługa Dotacji Placówek Niepublicznych), co pozwala na kontrolę i aktualizację danych o dzieciach z obwodu również z danych aktualizowanych przez placówki niepubliczne w JST.

Wyszukiwanie

Sekcja pozwala na ograniczenie wyświetlanych list do osób:

•o określonym nazwisku, imieniu lub nr PESEL

•z wybranego rocznika

•które są nowe - po wciśnięciu przycisku "Pokaż nowe dzieci" pojawią się:

opole , gdzie można wybrać datę, by wszystkie dzieci dodane po tym terminie zostały wyświetlone jako nowe

oprzycisk "Raport nowych w ewidencji" - generuje on raport w formacie *.xls, uwzględniający aktualnie wyświetlaną listę nowych dzieci

Frekwencja

Przy niektórych dzieciach z listy może być widoczna ikona . Może ona oznaczać, że dane dziecko nie spełniło obowiązkowej 50% obecności.

Aby zobaczyć listę dzieci, które nie spełniły co najmniej 50% wymaganej frekwencji w danym miesiącu, należy w sekcji :

1.wybrać odpowiednią pozycję w polu "Frekwencja za miesiąc"

2.wcisnąć przycisk "Uczniowie nie spełniający 50% frekwencji"

Dla danego ucznia w zakładce "Historia nauczania" można zobaczyć podgląd historii spełniania przez niego frekwencji w poszczególnych miesiącach za pomocą przycisku "Frekwencja ucznia" .

Narzędzia

Po kliknięciu przycisku "Narzędzia" , zostanie wyświetlona lista z następującymi opcjami, które są opisane w podrozdziałach:

•Konfiguracja numeracji ewidencji obowiązku

•Obwód szkolny

•Potwierdzenie spełniania obowiązku w placówkach ODPN

•Promocja uczniów spoza JST oraz placówek ODPN

•Dodaj ucznia do ewidencji

Konfiguracja numeracji ewidencji obowiązku

Opcja "Konfiguracja numeracji ewidencji obowiązku" pozwala na utworzenie masek służących do numerowania uczniów należących do obwodu placówki oraz na automatyczne nadanie numerów uczniom, którzy ich nie mają w księdze dzieci.

Po wybraniu w menu "Narzędzia" opcji "Konfiguracje numeracji ewidencji obowiązku" zostanie wyświetlone okno z dostępnymi opcjami:

▪Przycisk "Maska" służy do aktywacji funkcji autonumeracji nowych uczniów oraz do konfiguracji maski, zgodnie z którą będą tworzone nowe numery podczas autonumeracji.

Aby kolejne dodawane dzieci do księgi "Ewidencji obowiązku szkolnego" miały automatycznie nadane numery, konieczne jest aktywowanie opcji oraz zdefiniowanie odpowiedniej maski. Aby tego dokonać, należy kliknąć ikonę widoczną w sekcji . Zostanie wówczas otwarte okno:

Dostępne pola należy wypełnić zgodnie z poniższą tabelą:

▪Przycisk "Wyczyść numery" pozwala wyczyścić wszystkie uprzednio nadane numery. Użycie tej funkcji jest wymagane w celu nadania uczniom nowego numeru ewidencji. W innym przypadku zmiana maski autonumeracji nie odniesie skutku.

•Po kliknięciu przycisku "Uruchom autonumerację ewidencji" dzieci znajdujące się w opcji "Ewidencja obowiązku szkolnego" będą mieć nadane nowe numery zgodnie ze zdefiniowaną maską i aktualnym numerem dla danego rocznika. Numery będą nadawane automatycznie, w porządku alfabetycznym w obrębie danego rocznika. Numery wcześniej nadane nie zostaną zmienione.

•Wybranie "Wpisz poprzednie numery" , zezwoli na przypisanie uczniom, numeru z ewidencji z poprzednich szkół, do których uczęszczali

•Dzieci są numerowane w obrębie danego rocznika, dlatego dla każdego rocznika należy ustawić numer, od którego ma rozpoczynać się autonumeracja. Aby zmienić numer dla danego rocznika, należy kliknąć ikonę widoczną w kolumnie "Aktualny numer LP". Zostanie wówczas uruchomione pole edycyjne, w którym należy wpisać aktualny numer i zatwierdzić przyciskiem "Enter" na klawiaturze komputera. Jeżeli zostanie wprowadzony w tym polu np. nr 194, to kolejny dodany uczeń będzie miał nadany nr 195. Pole to aktualizuje się zgodnie z postępem nadawanych nr.

•Ikony , służą do przypisania - - bądź skasowania - - numeru ewidencji dla wybranego rocznika uczniów

Obwód szkolny

Po uruchomieniu opcji "Obwód szkolny" zostanie wyświetlona lista ulic wchodzących w skład obwodu placówki. W zależności od konfiguracji systemu w oknie może być dostępna ikona pozwalająca na eksport listy do formatu *.xls. Odpowiednia definicja ulic obwodowych jest szczególnie ważna dla prawidłowego przypisywania uczniów do ich placówek obwodowych.

Potwierdzenie spełniania obowiązku w placówkach ODPN

Opcja "Potwierdzenie spełniania obowiązku w placówkach ODPN" pozwala na zbiorcze potwierdzenie, że dzieci spełniają obowiązek szkolny w placówkach niepublicznych na terenie JST, na podstawie danych pobranych z systemu ODPN. Dzieci, dla których system wykrył, że uczęszczają do placówek niepublicznych są zaznaczone na liście kolorem żółtym i widoczna jest przy nich ikona .

Aby potwierdzić spełnianie obowiązku w placówkach niepublicznych, należy:

1.kliknąć przycisk "Potwierdzenie spełniania obowiązku w placówkach ODPN"

2.w nowym oknie zaznaczyć pola wyboru przy wybranych dzieciach

3.uzupełnić poziom nauczania dla wybranych dzieci w polu edycyjnym widocznym po kliknięciu w odpowiednią pozycję w kolumnie "Poziom nauczania"

4.kliknąć przycisk "Potwierdź naukę dla wybranych"

5.w nowo otwartym oknie uzupełnić wymagane pola

6.zapisać

Promocja uczniów spoza JST oraz placówek ODPN

Opcja "Promocja uczniów spoza JST oraz placówek ODPN" pozwala na podgląd dzieci, którym zostały przypisane placówki spoza JST lub niepubliczne (z systemu ODPN) w poprzednich latach, ale nie została wykonana dla nich promocja. Aby zobaczyć listę dzieci, które nie zostały promowane, należy w polu "Placówka" wybrać odpowiednią pozycję.

Jeżeli dziecko zostało promowane do następnej klasy należy kliknąć ikonę , a następnie wybrać jedną z opcji:

•Kontynuuje naukę w placówce

•Nie kontynuuje nauki w placówce

•Absolwent placówki

Jeżeli nie otrzymało promocji, należy użyć ikony , a następnie zatwierdzić operację.

Dodaj ucznia do ewidencji

Opcja "Dodaj ucznia do ewidencji" pozwala na dodanie dziecka do systemu, którego do tej pory nie było. Większość dzieci w systemie pojawia się na skutek dodania ich przez placówki do "Ksiąg uczniów" lub na skutek importu pliku z ewidencją ludności. Zdarzają się jednak miasta, które mają umowy z pobliskimi miejscowościami i dzieci spoza miasta też powinny znaleźć się w ewidencji obowiązku szkolnego placówki, jednak nie uczęszczają do żadnej szkoły w mieście, więc nie zostały dodane do "Księgi uczniów" przez żadną placówkę. Nie mogą być również zaimportowane, ponieważ plik z ewidencją ludności dostarczany przez miasto zawiera tylko dzieci zameldowane na terenie miasta. W takim przypadku placówka obwodowa może dodać dziecko do systemu. Po wybraniu w menu "Narzędzia" opcji "Dodaj ucznia do ewidencji" zostanie uruchomiony formularz dodawania dziecka. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu, dziecko pojawi się w zakładce "Dodani przez placówkę" . Aby dziecko pojawiło się na liście dzieci obwodowych musi nastąpić odświeżanie obwodów, które odbywa się automatycznie codziennie w godzinach nocnych. Podsumowując, jeżeli dodamy do systemu dziecko, którego adres pasuje do obwodu naszej placówki, to na drugi dzień będzie widoczne w księdze ewidencji dzieci.

Wydruki

Po kliknięciu przycisku "Wydruki" pojawi się lista dostępnych wydruków dla danej placówki, np:

•Korespondencja seryjna -  po kliknięciu zostanie wyświetlone okno z listą osób znajdujących się w ewidencji obowiązku szkolnego. Domyślnie wszystkie pozycje są zaznaczone i jeżeli chcemy wygenerować dokument korespondencji seryjnej tylko dla wybranych, należy odznaczyć pole wyboru znajdujące się w nagłówku obok kolumny "Pesel" i zaznaczyć pola wyboru tylko przy wybranych osobach. Po kliknięciu przycisku "Wybierz" zostanie uruchomione okno z dostępnymi w systemie dokumentami korespondencji seryjnej. Po kliknięciu ikony rozpocznie się pobieranie pliku z dokumentem wygenerowanym na podstawie danych wybranych wcześniej osób. Dodawanie i zarządzanie dostępnymi dokumentami jest możliwe dzięki opcji "Konfiguracja korespondencji seryjnej"  znajdującej się  w menu "Konfiguracja".

•Wydruk księgi dzieci - pozwala na wydruk księgi ewidencji dzieci dla wybranego rocznika  wraz z przebiegiem wypełniania obowiązku szkolnego w poszczególnych latach szkolnych.        

•Wydruk dzieci realizujących obowiązek za granicą - jest to lista dzieci, którym w historii nauczania dodano informację o realizacji obowiązku za granicą.

•Wydruk niespełniających obowiązku - jest to wydruk dzieci znajdujących się w zakładce "Niespełniający". Nie należy mylić tej listy z listą dzieci o których brak danych. Raport będzie się generował poprawnie dopiero po poprawnym dodaniu informacji o niespełnianiu obowiązku szkolnego w historii nauczania dla odpowiednich dzieci znajdujących się w zakładce "Brak danych".

•Wydruk dzieci, o których brak danych - są to dzieci, dla których nie uzupełniono aktualnej historii nauczania. Znajdują się one w zakładce "Brak danych".

•wydruk listy dzieci spełniających obowiązek szkolny - są to dzieci znajdujące się w zakładce "Spełniający".

•OB2 - wydruk tworzony na podstawie aktualnej instrukcji do SIO. Po kliknięciu przycisku "OB2" zostanie wyświetlone okno, w którym można wybrać odpowiednią datę wg terminów raportów SIO lub wygenerować raport, który zawiera dane z dowolnego dnia. Po wybraniu daty, należy kliknąć przycisk "Generuj wydruk" aby rozpoczęło się pobieranie wydruku OB.2. Możliwe jest także wygenerowanie wydruku pomocniczego zawierającego imienne listy dzieci, które są brane pod uwagę w poszczególnych kolumnach w raporcie OB.2. Aby pobrać raport pomocniczy, należy kliknąć przycisk "Generuj raport pomocniczy".

Prognoza na kolejne lata

Opcja "Prognoza na kolejne lata" pozwala na podgląd szacowanej liczby dzieci, które będą kontrolowane przez placówkę w kolejnych latach i zawiera podopcje, które są opisane w podrozdziałach:

•Lista dzieci prognozowanych na kolejne lata

•Raport statystyczny prognozy na kolejne lata wg roczników

Lista dzieci prognozowanych na kolejne lata

Po kliknięciu przycisku "Lista dzieci prognozowanych na kolejne lata" zostanie wyświetlona lista, na której są widoczne opcje:

•Raporty - pozwala na wygenerowanie jednego z wydruków:

oRaport listy dzieci w obwodzie na przyszły rok szkolny

oRaport statystyczny według roczników na przyszłe lata szkolne

•Korespondencja seryjna - po kliknięciu zostanie wyświetlone okno z dostępnymi w systemie dokumentami korespondencji seryjnej. Po kliknięciu ikony rozpocznie się pobieranie pliku z dokumentami wygenerowanymi na podstawie wyświetlanej listy. Dodawanie i zarządzanie dostępnymi dokumentami jest możliwe dzięki opcji "Konfiguracja korespondencji seryjnej" dostępnej w menu "Konfiguracja".

•Odśwież - po kliknięciu lista dzieci zostanie zaktualizowana.

Raport statystyczny prognozy na kolejne lata wg roczników

Po kliknięciu przycisku "Raport statystyczny prognozy na kolejne lata wg roczników" w menu "Prognoza na kolejne lata"  rozpocznie się pobieranie wydruku. Raport ten jest również dostępny po kliknięciu przycisku "Raport statystyczny według roczników na przyszłe lata" w menu "Raporty" .

Informacje o imporcie i odświeżanie ewidencji

W sekcji wyświetlana jest informacja o dacie ostatniego importu ewidencji oraz istnieje możliwość zaktualizowania danych za pomocą przycisku "Odśwież ewidencję obowiązku nauki". Dodatkowo system automatycznie odświeża ewidencję obowiązku nauki codziennie w godzinach nocnych.

Listy dzieci

Dzieci objęte ewidencją obowiązku szkolnego znajdują się na poszczególnych listach, pomiędzy którymi przechodzi się za pomocą zakładek :

•Spełniający - jest to lista dzieci, dla których istnieje w systemie informacja o spełnianiu przez nie obowiązku szkolnego

•Niespełniający - jest to lista dzieci, dla których potwierdzono, że nie ma informacji o tym, że spełniają obowiązek szkolny

•Brak danych - jest to lista dzieci, o których brak danych w systemie lub dane są niepoprawne lub niekompletne. Mogą pojawić się tu dzieci:

októre nie mają dodanych żadnych informacji o spełnianiu obowiązku. Należy dodać informację o spełnianiu lub niespełnianiu obowiązku w zakładce "Historia nauczania".

októre są zaznaczone na kolor żółty i widoczna jest przy nich ikona . Ponieważ aplikacja współpracuje z modułem ODPN (Obsługa Dotacji Placówek Niepublicznych), pozwala to na kontrolę i aktualizację danych o dzieciach z obwodu również na podstawie danych aktualizowanych przez placówki niepubliczne w JST. Jeżeli dziecko rzeczywiście realizuje obowiązek szkolny w podanej placówce, należy to potwierdzić w zakładce"Historia nauczania"  lub wykonać zbiorcze potwierdzenie dla wszystkich dzieci z placówek niepublicznych za pomocą opcji "Potwierdzenie spełniania obowiązku w placówkach ODPN" w menu "Narzędzia".

oprzy których jest widoczna ikona .  Są to dzieci które mają przypisaną placówkę, w której realizują obowiązek, jednak wprowadzone dane dotyczące ewidencji są niekompletne lub niepoprawne. Informuje o tym komunikat widoczny w zakładce "Historia nauczania". W tej zakładce należy uzupełnić lub poprawić odpowiednie dane (np. system może zweryfikować, że dziecko ma wybrany zły typ obowiązku - nauki zamiast szkolnego)

októre uczęszczają do placówek spoza JST i nie została wykonana dla nich promocja za poprzedni rok. Należy dodać informację o tym, że zostali promowani lub niepromowani za pomocą opcji "Promocja uczniów spoza JST" dostępnej w menu "Narzędzia".

•Wykreśleni z ewidencji - jest to lista oznaczona ikoną , na której są widoczne dzieci które nie są już kontrolowane przez daną jednostkę. Wykreślenie mogło być skutkiem:

oukończenia odpowiedniego wieku

ozmiany adresu

ohistorii nauczania

Na tej liście dodatkowo są dostępne pola , gdzie można wybrać zakres dat, który umożliwia wyświetlenie listy wykreślonych z danego okresu.

Przycisk "Raport wykreślonych" , pozwala na pobranie dokumentu generowanego na podstawie aktualnie wyświetlanej listy.

Po kliknięciu na wybrane dziecko z listy, po prawej stronie zostaną wyświetlone szczegółowe informacje na jego temat podzielone na zakładki, które są opisane w poszczególnych podrozdziałach.